4 stappen om projectleiders meer verantwoordelijkheid te geven voor facturatie
Uit recent onderzoek blijkt dat 57% van de consultancybureaus bewuster bezig is met de financiële resultaten van hun bureau dan een jaar geleden. Dat komt vooral omdat winstmarges onder druk staan door inflatie en hogere personeelskosten. Hoe krijg je meer controle over de financiële resultaten? Peter Hager, CEO van Simplicate, stelt in dit interview dat projectleiders de belangrijkste schakel zijn om het volle potentieel van je bureau te benutten.
Maak projectleiders verantwoordelijk voor facturatie
‘Wie leiding heeft over het project, is het beste in staat om ook leiding te nemen over het financiële resultaat’, zegt Peter. ‘Wanneer je projectleiders inzicht geeft in de kosten en opbrengsten van een project, voelen ze zich verantwoordelijk om een positieve bijdrage te leveren aan de organisatie. Ze zullen minder snel uren afboeken, waardoor de gemiddelde omzet per medewerker verhoogt.’
Het is nu niet vanzelfsprekend dat projectleiders factureren. Peter vertelt: ‘We zien vaak dat een financieel eindverantwoordelijke factureert. Dit zorgt voor veel inefficiëntie in een organisatie, omdat het veel onderlinge afstemming vergt. Sommige organisaties kost dit letterlijk enkele dagen per week. Dat is niet nodig als je de verantwoordelijkheid bij de projectleider legt. Factureren is namelijk niet ingewikkeld. De factuur is een logisch gevolg van de afspraken die je hebt gemaakt met de klant. Als je die afspraken goed hebt vastgelegd, is de factuur geen verrassing.’
Hoe maak je projectleiders verantwoordelijk voor facturen?
Het kan voor iemand van een financiële afdeling best spannend zijn om iemand die niet financieel onderlegd is, verantwoordelijk te maken voor de facturatie. Hoe organiseer je dit? Peter adviseert projectleiders om deze stappen op te nemen in hun standaardproces:
- Leg afspraken duidelijk vast (offerte)
Het project begint met de salesfase, waarin je diensten verkoopt, afspraken maakt en deze vastlegt. Leg ook de betaalafspraken vast. Betrek de juiste mensen, zoals de consultants die het project uitvoeren. Zo geef je meer verantwoordelijkheid aan de mensen die het resultaat beïnvloeden. - Leg budgetten vast
De projectleider vertaalt de afspraken met de klant door naar projectbudgetten. Zo is er duidelijkheid hoeveel uren medewerkers mogen spenderen aan de opdracht, en hoeveel kosten zijn gereserveerd voor externe uitgaven. Standaardiseer de methode waarop je uren, budgetten en besteding bijhoudt, zodat je deze efficiënt kunt bijhouden en analyseren. - Bewaak de budgetten
Betrek de consultants bij het urenregistratieproces en maak hen medeverantwoordelijk om de projectleider op de hoogte te stellen wanneer er onvoldoende budget beschikbaar is. De projectleider controleert regelmatig of de geschreven uren op schema liggen met de afgesproken budgetten. Wijkt dit af, ga dan op tijd in gesprek met de klant. Actualiseer de afspraken en leg deze opnieuw vast. Daardoor kun je straks factureren met je ogen dicht. - Factureer volgens afspraak
De projectleider factureert volgens de vastgelegde afspraken. Bij facturatie op nacalculatie is het belangrijk om te controleren of alle uren tijdig zijn geregistreerd en ingediend. Factureer je volgens een abonnement of een vaste prijs, dan houd je de afgesproken data aan. De klant is tijdens het project op de hoogte gehouden en weet precies welk bedrag hij wanneer kan verwachten op de factuur.
Recht op controle
Peter begrijpt dat het voor projectleiders spannend kan zijn om de verantwoordelijkheid over de facturatie te nemen, en heeft daarvoor een geruststellende gedachte: ‘Je staat er niet alleen voor; als projectleider heb je het recht om gecontroleerd te worden door de financieel eindverantwoordelijke. Het belangrijkste is dat de projectleider het juiste gereedschap meekrijgt. Zorg voor een efficiënte methode om de afspraken, uren en budgetten bij te houden, zodat er altijd iemand van financiën mee kan kijken.’
‘Vind je het een te grote stap om projectleiders ineens te laten factureren? Bouw dan een tweetrapsraket in. De projectleider zorgt dat de conceptfactuur tijdig klaarstaat en iemand van de financiële afdeling kijkt mee en verstuurt deze. Gaat dat goed en heb je daar samen vertrouwen in, laat dan de projectleider zelf factureren en monitor de projectresultaten op een hoger niveau.’
Voorspelbare omzet én verbeterde klantrelaties
Het resultaat van deze methode? ‘Je krijgt een efficiënter facturatieproces, want je bespaart enorm veel tijd’, stelt Peter. ‘Omdat projectleiders beter weten wat je wanneer kunt factureren, zijn de facturen correcter. Daardoor verbeter je de gemiddelde betalingstermijn én de relatie met je klant.’
Over Peter Hager
Peter Hager is CEO bij Simplicate. Hij deed als bedrijfskundige onderzoek naar de best practices van zakelijk dienstverleners en ontdekte dat de meeste bedrijfsprocessen tijdrovend en ingewikkeld waren. Daarop ontwikkelde hij een blauwdruk voor het meest efficiënte proces van eerste klantcontact tot factuur. Van daaruit is Simplicate ontstaan; een verfrissende CRM- en projectsoftware-oplossing die jouw bedrijfsprocessen naadloos laat samenkomen tot één efficiënte flow. Daardoor weet je zeker dat je alles uit jezelf en je team haalt om het volle potentieel van jouw organisatie te benutten.
